税理士のかんたんパソコン仕事術(ショートカットキーによる効率化)

エクセル操作、税務会計ソフトの操作、Windowsの操作など、
税務にも日々、あるいは案件ごとの繰り返しの作業が多くあります。
一回の削減時間は短くても、ちりも積もれば山となりますので、
PCスキルを身につけることにより、大きな業務効率化を期待できます。

また、PCスキルはかんたんに習得出来る事も多いです。知っているか知らないかだけの違いです。
税務においてもテレワークが徐々に浸透してきており、
PCで仕事を進める場面がますます多くなってきています。
仕事の効率=PCスキルと言っても過言ではないでしょう。
一般企業と税理士法人の両方の職員を見てきた私の感覚としては、
税理士法人の職員は圧倒的にPC操作に弱いです。

今回は、私の経験上、税理士または税理士事務所の職員が使いこなせていないであろうPCスキルの中から、
簡単に習得でき、かつ税務において使用頻度が高いショートカットキーを3つ選んでお伝えします。
使えた方が良いショートカットキーはいくらでもありますが、
実際に使えるようにならないと意味がありません。
経験上、一度にたくさんのショートカットキーの習得に挑戦すると、
ひとつひとつのショートカットキーへの意識が薄れ、使える場面で使うことを忘れてしまい、
結局身につかないことが多いです。
頻度が高いものに絞って、確実に反復練習していくことが重要です。
やっていない方は必ずやった方が良いと断言できる3つです。
ぜひ使ってみてください。

F2キーでファイル名を変更する

Windowsでファイル名を変更する際にダブルクリックをしていますか?
ダブルクリックが失敗したり、
他のファイルをダブルクリックしてしまったりといったことがあるのではないでしょうか。
F2キーで編集モードに切り替えればそういったことはありません。
以下のように、ファイルを選択した状態でF2キーを押せば編集モードに切り替わります。

税務においては、お客様ごとに多くのファイルを編集しますので、
ファイル名を変える機会が多いと思いますので、かなりの効率化が期待できます。
ぜひマスターしてください。
なおF2キーは以下のように、エクセルにおいても、セルを編集モードに切り替える際に使えます。
また、その他のアプリケーションでも同様に使えることが多いので、試してみてください。

Alt+Tabでウィンドウを切り替える

一般的にはかなり使っている方が多いと思いますが、
税務の現場で使えている方は少ない印象です。
税務においても税務会計ソフト、エクセル、PDFソフトなど複数のウィンドウを立ち上げて作業をすることが多く、
頻繁にウィンドウの切り替えが発生していると思います。
マウス操作でウィンドウを切り替えていては莫大な時間を損失してしまっています。
テレワーク推進の流れにより、PCで行う作業がますます増えていて、
ウィンドウの種類、数もどんどん増えていくでしょう。
効率化のために必ずマスターすべきショートカットキーです。
AltキーとTabキーを同時に押すと以下のように、ウィンドウの縮小版が表示されます。
Altを押したまま、Tabを押していくと、任意のウィンドウを選択できます。

Alt+F4でウィンドウを終了する

ウィンドウを閉じるためにわざわざ右上の「×」ボタンをマウスでクリックするのは面倒です。
「×」ボタンはウィンドウの一番遠い位置にボタンがあります。
税務では、一日に複数のお客様のデータを編集・閲覧していきますので、
ウィンドウを閉じる機会は日々、数十回以上はあるのではないでしょうか。
ちりも積もれば山となりますので、ぜひマスターしてしまってください。

まとめ

今回は税務で必修のショートカットキーを3つ解説いたしました。
いっぺんに多くのショートカットキーを習得しようとすると、
慣れない操作に時間をとられてしまい、業務が進まず、
結局、キーの使用をやめてしまう事も多いです。
3つであれば、業務に支障をきたさず習得、効率化ができるはずです。
必ずやった方が良いと断言できる3つですので、ぜひマスターしてください。

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